Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze wet, ook bekend als General Data Protection Regulation (GDPR), stelt eisen aan het verzamelen en verwerken van data en persoonsgegevens. Wij vertellen graag hoe Wentzo zich hierop voorbereidde en hoe wij met gegevens omgaan.
Wat zijn persoonsgegevens?
U als persoon kunt geïdentificeerd worden aan de hand van een heleboel kenmerken. Deze kenmerken of informatie kan direct over jou als persoon gaan of naar je herleiden. De bekende, algemene persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld een paspoort, het Burgerservicenummer, je adresgegevens of telefoonnummer. Wanneer we kijken naar onze werkzaamheden dan hebben wij vaak te maken met de volgende persoonsgegevens: usernames (accountnaam), mac-adressen, besturingssystemen, IPv4 adres en/of IPv6, maar ook applicatiegebruik binnen de omgeving, jouw dataverbruik of het tijdstip van aanmelden en afmelden.
Meer weten? Dit zegt de Autoriteit Persoonsgegevens
Wat is verwerken?
Bij verwerken moet je denken aan alle handelingen met persoonsgegevens die Wentzo uitvoert, dit gaat van verzamelen tot en met het vernietigen van de gegevens. Handelingen die er volgens de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) in ieder geval onder vallen zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens. Voordat we gegevens verzamelen moeten we daarvoor netjes toestemming vragen. Daarnaast zorgen wij ervoor dat het net zo makkelijk is om jouw toestemming hiervoor weer in te trekken.
ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd
In 2017 doorliep Wentzo een intensieve audit met de ISO 27001 en NEN 7510 certificering als resultaat. Hiermee toont Wentzo aan dat wij bewust omgaan met jouw persoonsgegevens en deze op een juiste manier verwerken. Deze certificering vormt een sterke basis waarmee wij aantonen AVG ready te zijn.
Wentzo AVG stappenplan
Om duidelijk te krijgen wat de AVG precies voor jou als klant en voor onszelf betekent hebben wij een stappenplan opgesteld. Dankzij dit stappenplan hebben wij goed in kaart welke persoonsgegevens aanwezig zijn en hoe wij hier op de juiste manier mee omgaan.
- Inventariseren
Wentzo bestaat uit meerdere teams en squads. Binnen elk team en squad is geïnventariseerd welke persoonsgegevens gebruikt én verwerkt worden, hoe we dit opslaan en hoe lang we de gegevens bewaren. Hetzelfde geldt voor de gegevens waar onze aangesloten partners toegang tot hebben. - Categoriseren
Deze informatie hebben wij gecategoriseerd op basis van persoonsgegevens. Met de partners en leveranciers hebben wij duidelijke afspraken gemaakt over bijvoorbeeld het verlenen en intrekken van toestemming. - Beleid opstellen
Daarnaast hebben wij beleid opgesteld met betrekking tot het opslaan en bewaren van persoonsgegevens. In dit beleid staat vermeldt hoe lang, waar en met welk doel de persoonsgegevens verwerkt worden. - Toepassen
Het beleid is binnen Wentzo gedeeld, zodat alle collega’s goed op de hoogte zijn van de afspraken. Deze verwerking is zoveel mogelijk geautomatiseerd. - Verwerkersovereenkomst
Met alle relevante klanten, partners en leveranciers is Wentzo een branchespecifieke verwerkersovereenkomst aangegaan. Deze overeenkomsten zijn getoetst aan de regels die gelden voor de branche waarin deze samenwerking van kracht is. Wentzo heeft de klanten, partners en leveranciers actief benaderd voor het opstellen, aanbieden en ondertekenen van de overeenkomst.
Branchespecifieke verwerkersovereenkomsten
Wentzo is actief binnen uiteenlopende branches, voor elke branche gelden verschillende voorwaarden over het omgaan met persoonsgegevens. Samen met onze klanten hebben we hier formele afspraken over gemaakt, die we vast hebben gelegd in een overeenkomst. Hierin wordt ook beschreven welke maatregelen Wentzo heeft getroffen om aan de regelgeving te voldoen. Waar mogelijk gebruikten we de overeenkomst die voor jullie branche geldt. Binnen het onderwijs is dit bijvoorbeeld het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen (versie Privacy 3.0) van het platform Privacyconvenant Onderwijs. Binnen overheidsland is dit het Model Verwerkersoveenkomst van de ARBIT. Ook voor de zorg, retail, hospitality en andere branches waar wij actief zijn, geldt: Wentzo is AVG ready!
Wil je weten hoe je samen met Wentzo voldoet aan de branche specifieke verwerkersovereenkomst? Neem contact op met één van onze specialisten.
AVG ready? Dat zijn we samen!
Wentzo zet zich in om volledig te (blijven) voldoen aan de geldende voorwaarden. Hierover blijven we met je in gesprek. Heb je feedback voor ons, een vraag of opmerking over de AVG? Neem dan contact op, wij luisteren graag. Ga naar onze contactpagina, hier vind je alle manieren om contact op te nemen.
